Consejos para gestionar una auditoría de software

Las auditorías de software se han convertido en una forma normal para que los propietarios de software verifiquen el uso que hacen sus clientes del mismo, para identificar las brechas entre el uso y los derechos contratados, y para cobrar por las licencias adicionales necesarias para cerrar las brechas.

En la actualidad, la auditoría de software y los cargos resultantes representan un negocio multimillonario y una fuente vital de ingresos para los propietarios de software. A continuación se presentan diez consejos que los abogados deben tener en cuenta a la hora de ayudar a sus clientes licenciatarios a responder a una auditoría de software.

1. Involucrarse pronto

Vale la pena tratar una auditoría de software como un riesgo financiero serio. Una auditoría de software puede adoptar muchas formas: una auditoría formal, una revisión, una solicitud de autoverificación y divulgación de los resultados, una evaluación previa a la renovación o a la compra de la implementación existente, o una visita de cumplimiento por parte de los empleados del propietario del software. Se sabe que los propietarios de software presentan solicitudes de auditoría directamente al personal de TI del licenciatario o a los responsables de compras. Algunas de estas solicitudes de auditoría, cuando se reciben, pueden parecer intrascendentes, pero el coste del incumplimiento de un licenciatario puede ser muy alto.

Antes de responder a una auditoría de software, el licenciatario debe revisar su posición de licencia, identificar los problemas de cumplimiento que puedan existir y considerar las próximas adquisiciones que involucren al mismo propietario del software. Aunque una autoevaluación apoyada por un abogado y/o un consultor puede llevar tiempo, un retraso de un mes o más en la respuesta a una auditoría rara vez tiene un impacto negativo en la misma.

Como ejemplo del coste de la precipitación, en un caso, el personal de TI de un licenciatario no sabía que un propietario de software (que resultó ser un troll) había aumentado su precio en 100 veces desde el momento en que el licenciatario adquirió las licencias por primera vez 15 años antes. El titular de la licencia cometió el error de informar sobre el despliegue no basado en el uso real, sino en una “lista de deseos” de dispositivos adicionales que el personal hubiera querido utilizar en el futuro.

2. Cuidado con el troll

Un “troll” generalmente se refiere a un propietario de propiedad intelectual no operativo que adopta un enfoque de tipo demandante para descubrir el incumplimiento y exigir el pago. Los “trolls” que hacen valer las reclamaciones de patentes son bien conocidos, pero los trolls también existen en el mundo del software, y a menudo aparecen primero a través de las auditorías de software. En el mundo del software, los trolls suelen ser los propietarios de líneas de productos de software antiguos que rara vez se licencian de nuevo, pero que siguen siendo necesarios para los usuarios heredados.

En algunos casos, el software con licencia por menos de 50.000 dólares hace 10 o 15 años puede tener ahora un precio que multiplica por 10 o más las tarifas originales del licenciatario si se encuentran lagunas, y no hay otra forma de llenarlas que comprando nuevas licencias al propietario. Un abogado con experiencia en software puede a menudo descubrir a los trolls para que el licenciatario pueda hacer valer defensas y controles enérgicos en las primeras fases del proceso.

Como consejo práctico, ya que los trolls persiguen sus reclamaciones en los litigios con más frecuencia que otras empresas de software, considere la posibilidad de comprobar el expediente de litigios para buscar los litigios relacionados con la auditoría presentados contra otros licenciatarios.

3. Confiar pero verificar

En las auditorías de software generalmente, los propietarios de software tienen objetivos financieros, competitivos y estratégicos diseñados para ganar dinero, para explotar las necesidades y dependencias de los licenciatarios, y para extender esas necesidades y dependencias el mayor tiempo posible. Las investigaciones han demostrado que los propietarios de software suelen creer que están infravalorados por el verdadero valor de su software y que es justo cobrar más cuando es posible. Ante todo, el objetivo del licenciante en una auditoría de software es obtener ingresos de los licenciatarios existentes.

Aunque el propietario del software debe ser un socio comercial fiable y no un adversario, vale la pena conocer el método de funcionamiento del propietario del software para la concesión de licencias, incluidas las prácticas generales de concesión de licencias, la negociabilidad de los términos y la flexibilidad de los precios.

La experiencia demuestra que las empresas de software e incluso sus auditores independientes cometen errores y adoptan posiciones dudosas con demasiada frecuencia. De la misma manera que el propietario de un software intenta verificar el despliegue de un licenciatario, el licenciatario debería verificar las suposiciones y métodos de recuento de la empresa de software.

4. Esté atento a los cambios de reglas recientes o pendientes

Los propietarios de software generalmente no temen cambiar las reglas que rigen el uso del software con licencia, incluso con las licencias existentes, y a veces no aclaran los cambios a los licenciatarios. Cada licenciatario que se enfrente a una auditoría de software debe investigar los cambios en las reglas de la licencia y las interpretaciones